Що таке методологія Agile та як вона допомагає бізнесу?
Спочатку методологія гнучкого управління проектами Agile використовувалася виключно у сфері програмного забезпечення, але сьогодні широко застосовується у всьому корпоративному світі.
Agile – це ітеративна методологія розробки, яка ґрунтується на людському спілкуванні, постійному зворотному зв’язку та адаптивному підході до змін.
Ітеративний підхід передбачає, що робота виконується частинами (спринтами). Наприкінці кожного з них зацікавлені сторони та команда аналізують роботу та вносять коригування для наступного спринту. Ці етапи повторюються, доки проект не завершується.
Простіше кажучи, Agile – це розбиття глобального складного завдання на кілька простих.
При правильному використанні це може мати велике значення для продуктивної роботи та морального духу команди.
Маніфест Agile складається з 4 основних цінностей та 12 підтримуючих принципів.
Цінності та принципи Agile
- Люди та взаємодії важливіші за процеси та інструменти.
- Працюючий продукт більш пріоритетний, ніж вичерпна документація.
- Співпраця із замовником важливіша за узгодження умов договору/контракту.
- Реагування на зміни важливіше за дотримання початкового плану.
Інші 12 допоміжних принципів лише детальніше розвивають ці ідеї. А також розуміння того, що командна робота повинна базуватися на відкритості перед командою та замовниками, спільній роботі, самоорганізації, адаптації до мінливих вимог, постійному вдосконаленні процесів та розширенні технічних знань.
Але головне, що варто розуміти, – немає єдиного способу застосування цінностей та принципів Agile. Вони гнучкі і можуть підлаштовуватися до потреб практично будь-якої компанії та проектів.
Адаптація філософії Agile: від розробки до бізнес-процесів
Якщо спочатку Agile був методом розробки програмного забезпечення, то тепер він має більш широке значення для бізнесу. Методологія дозволяє компаніям швидко реагувати на зміни у внутрішньому та зовнішньому середовищі, не втрачаючи імпульсу та бачення. Пристосованість, гнучкість та баланс — три якості, які розвиває цей підхід, допомагаючи вибудовувати довгостроковий розвиток бізнесу.
Якщо спробувати поєднати всі принципи та ідеї Аджайл, то загальною точкою дотику буде простота. В оргструктурі, правилах роботи співробітників, плануванні та, як наслідок, внутрішніх бізнес-процесах.
Якщо компанія та співробітники можуть зрозуміти і розділити цінності та принципи Agile, і працювати згідно з ними, – тоді менеджменту не доведеться «тягти» на собі будь-які зміни або «пинати» працівників, щоб вони почали щось робити по-іншому. Бізнес стане «єдиним організмом», який керується однією і тією ж логікою, а в роботі буде більше ясності, взаєморозуміння та задоволення результатами.
Методологія SCRUM
Що таке SCRUM і які принципи цієї методології?
В основі цієї методології, розробленої для команд, що працюють над складними проектами з мінливими вимогами, лежать прозорість, чітка комунікація, коригування та постійне поліпшення.
Припустимо, команда отримує проект. Що далі? Розробляється беклог – пріоритезований список завдань. І приймається рішення про те, якими спринтами він буде реалізовуватися. Подальша робота виглядатиме приблизно так:
- Перший день починається з детального планування та постановки завдань для всієї команди.
- Кожен робочий день команда зустрічається на 15-хвилинні мітапи (збори), на яких кожен розповідає про те, яка робота вже зроблена та яка планується. Також на цьому етапі важливо ділитися труднощами, щоб швидше і простіше їх долати.
- Після завершення спринту, наприклад, за 2 тижні – демонстрація отриманого результату.
- Потім проводиться ретроспектива та аналіз пройденого етапу. Це робиться для того, щоб оптимізувати процес, врахувати всі успіхи та складнощі для покращення подальшої роботи.
Цінності та принципи Scrum
Цінності Scrum – це фокусування, сміливість, відкритість, відповідальність, повага та зобов’язання.
Сміливість (Courage)
Команда повинна мати сміливість і мужність, щоб бути чесною, відкритою та «прозорою» як перед собою, так і перед зацікавленими сторонами.
Також потрібна сміливість, щоб просити про допомогу, коли це необхідно, пробувати нові тактики чи методи, до яких не звикли.
Фокусування (Focusing)
Методологія Scrum складається зі спринтів, протягом яких усі члени команди працюють над досягненням поставленої мети. Щоб отримати максимальну віддачу від кожного спринту, кожен повинен залишатися зосередженим, правильно визначати пріоритетність робіт та співвідносити кожну дію з поставленим завданням.
Зобов’язання (Commitment)
Скрам-команда кожен спринт ставить перед собою цілі, які після його завершення повинні бути реалізовані. Це узгоджена діяльність, у якій кожен відповідає як за окрему ділянку роботи, і за спільне виконання зобов’язань.
Повага (Respect)
Як і в будь-якій командній справі, повага у скрам-команді означає визнання того, що жодна людина або її внесок не є ціннішими за інших. Також повага передбачає довірливе ставлення до колег, визнання їх досягнень і уважність щодо нових ідей.
Відкритість (Openness)
Щоб досягти максимального прогресу за короткий термін, кожен член команди має бути чесним і відкритим відносно свого власного прогресу. Мета щоденних зборів Scrum – виявити та вирішити проблеми. Але цього не станеться, якщо співробітники не повідомлятимуть про перешкоди, з якими вони стикаються.
Скрам у Бітрікс24
Скрам підхід успішно втілений у системі CRM Bitrix24. Він недоступний для власників архівних тарифів. Але решта може успішно використовувати цю опцію у своїй роботі. Коливається лише кількість команд, яка доступна для створення. На безкоштовному та базовому тарифі їх 5, на стандартному – 10, а на професійному – 20.
Особливо актуальним цей метод є серед компаній з віддаленими співробітниками. Гібридна робота набирає обертів від початку пандемії COVID-19 і, ймовірно, залишиться основною моделлю роботи у постпандемічному світі. Саме тому важливо адаптуватись під нові реалії.
Бітрікс24 дозволяє проводити відеоконференції для щоденних мітапів, а інші електронні інструменти допомагають ефективно планувати роботу та відстежувати, як вона виконується.
По суті, скрам – це Дошка завдань, що відображає всі зміни та прогрес реалізації проекту.
Тут є можливість створити беклог – пріоритезований список завдань, ідей, зворотний зв’язок тощо.
Позначити ролі співробітників: власник продукту (керівник відділу, менеджер проекту тощо), скрам-майстер (фахівець, який оптимізує роботу), команда розробки (співробітники, що реалізують завдання) та зацікавлені особи.
Такий метод дозволяє досягти повної узгодженості команди та передбачуваності роботи.
Візуальним допоміжним інструментом є діаграма згоряння завдань. Завдяки їй скрам-майстер може швидко оцінити, як просувається процес.
Методологія Kanban
Що таке Kanban і які принципи цієї методології?
Канбан – це візуальний метод управління роботою, розроблений у Японії наприкінці 1940-х інженерами Toyota. У перекладі з японської канбан означає «сигнал» або «картка».
Методологія ґрунтується на чотирьох ключових принципах.
- Відштовхуйтеся від того, що ви маєте зараз
Методологія не закликає миттєво змінювати структуру компанії та ролі співробітників. Вона пропонує продовжувати використовувати вже встановлені процеси та поступово впроваджувати нові.
- Прагніть до безперервних, поетапних та еволюційних змін
Це є логічним продовженням попереднього пункту. Достатньо розпочати з невеликих кроків. Поступовий рух до мети – більш гнучкий та безпечний підхід.
- Поважайте вже наявні процеси та ролі
Дивно винаходити велосипед там, де все працює добре. Налагоджені процеси варто зберегти, як і ролі працівників всередині них. Будь-які радикальні зміни у структурі чи роботі команди можуть викликати страх і внутрішній протест, що завадить формувати новаторське мислення всередині компанії.
- Підтримуйте лідерство на всіх рівнях
Прагніть прищепити лідерські якості кожному члену команди, а не лише топ-менеджерам. Завдяки цьому кожен матиме бажання робити свій внесок у розвиток компанії і не боятиметься пропонувати інноваційні ідеї.
Яку мету бізнесу вирішує Канбан методологія?
Канбан-метод заснований на канбан-дошці. Це інструмент, який візуалізує всі бізнес-процеси та проекти компанії.
Завдяки такому візуальному графічному підходу можна побачити: вже виконані завдання, поточні та ті, які потребують реалізації у майбутньому.
Цей підхід обмежує обсяг незавершеної роботи, тим самим зводячи до мінімуму будь-яке нарощування завдань, які в результаті призводять до марнування часу та грошей.
Канбан в Бітрікс24
Канбан в Бітрікс24 використовується в:
- Лідах
- Угодах
- Завданнях
Розділ з лідами в канбані представлений у вигляді карток клієнтів, що рухаються по етапах горизонтальної розкладки (по суті, це як воронка). Система відображає інформацію про кожного, хто зараз перебуває в роботі.
За замовчуванням стадії для лідів встановлені стандартні, але є можливість самостійно змінити їхню назву, кількість, колір та порядок залежно від того, як влаштований ваш робочий процес.
Пересувати ліди можна простим перетягуванням у будь-який із сусідніх стовпчиків, їх колір автоматично зміниться.
Аналогічну ситуацію ми спостерігаємо і для угод у Бітрікс24. Сюди потрапляють угоди після воронки Лідів. Тут відображається скільки клієнтів і на яку суму перебувають у тій чи іншій стадії. Які з ними плануються взаємодії, а також надається базова аналітика ефективності роботи працівників.
Також Канбан у Бітрікс24 зручно використовувати у завданнях для проектів (робочих груп).
З цим інструментом ви отримуєте:
- Візуалізацію проекту: контроль потоку та управління навантаженнями.
- Організовану структуру: завдання поділяються на чіткі етапи.
- Індивідуальне налаштування кожного проекту: адаптивний підхід.
- Зручну навігацію: прокручуйте, перетягуйте завдання, щоб змінити порядок чи пріоритетність.
- Швидкодію: додавайте нові завдання, запускайте або завершуйте завдання, встановлюйте терміни прямо всередині Дошки. Немає необхідності відкривати кожну форму окремо.
Чим відрізняються Скрам та Канбан
| Відмінні риси | Scrum | Kanban |
| Гнучкість планування | Детально продумується кожен спринт, наприкінці проводиться ретроспектива. Усі завдання команди узгоджені | Зміни допускаються будь-якої миті. Усі процеси прозорі для кожного члена команди |
| Командні ролі | У кожної людини є своя роль та обов’язки (скрам-майстер, керівник проекту, розробники тощо) | Немає встановлених ролей, всі учасники процесу рівноцінні |
| Робочий цикл | Тривалість ітерацій/спринтів фіксована. Залежно від проекту триває від 2 тижнів до 1 місяця | Безперервний потік. У робочому циклі канбан, як тільки закінчується одна справа, команда береться за іншу |
| Спільне використання | Беклог спринту обов’язковий і належить лише одній команді | Беклог опціональний. Дошку Канбан можуть спільно використовувати кілька команд |
| Регулярні збори | Кожен день спринта починається з командних мітапів, а наприкінці ітерації проводиться ретроспектива | Регулярні зустрічі не обов’язкові, але рекомендуються |
| Пріоритезація | Розміщення пріоритетів обов’язкове. Зазвичай це включає сортування та підготовку беклогу продукту для поточного спринту, встановлення пріоритетів та оцінку ресурсів | Канбан не використовує схему пріоритизації чи оцінки, а розглядає планування проекту за допомогою імовірнісного прогнозування |
Відмінності між Scrum і Kanban мають переважно структурний характер. Канбан – менш жорстка система управління проектами, у якій члени команди мають велику незалежність під час виконання завдань. Scrum орієнтований на виконання поставлених завдань у короткий термін і потребує більшої структури, організованості та регулярної взаємодії команди.
Висновок: що вибрати організації робочого процесу?
І Scrum, і Kanban – це гнучкі методологія управління проектами. Коли справа доходить до вибору, питання полягає не в тому, який з них кращий, а який підійде саме вашій компанії. Важливо врахувати потреби, формат проектів, особливості роботи команди та тип завдань.
Якщо проекти мають обмеження за часом і стикаються з вимогами, що швидко змінюються, потрібно орієнтуватися на Scrum. Якщо важливіше зосередитись на робочому процесі, оптимальним варіантом буде Канбан. Цей фреймворк можна використовувати для проекту, де є поточні робочі процеси, які потребують оптимізації. Водночас ніхто не забороняє використовувати гібридні фреймворки та підлаштовувати їх під потреби свого бізнесу.
Словник термінів Scrum та Kanban
Артефакти – документи розробки, створені командою у процесі роботи над проектом.
Беклог – це перелік завдань, куди входять в тому числі побажання, ідеї, зворотний зв’язок. Все розставляється в порядку пріоритетності.
Скрам-дошка – інструмент, що допомагає візуалізувати беклог спринта у процесі виконання робіт.
Спринт – це час, за який команда створює хоча б мінімально функціональну частину продукту. Зазвичай цикл триває не більше 2-3 тижнів.
Мітап або стендап – короткі збори команди для обговорення виконаних завдань, планування нових та вирішення труднощів, що виникають.
Ретроспектива – аналіз роботи наприкінці кожного спринту, обговорення вузьких місць та планування як їх оптимізувати та покращити.
Скрам-майстер – співробітник, який слідкує за тим, щоб команда працювала відповідно до принципів Scrum, оптимізує виконання поставлених завдань.
